(趣旨)

第1条　この規程は、本庁及び出先機関における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類)

第3条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の左横書き)

第4条　公文書は、原則として左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(公文書の処理及び取扱い)

第5条　公文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、本庁及び出先機関における文書事務を総括する。

(文書主任)

第7条　文書事務を適正かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第8条　文書主任は、所属する課等において、次の各号に掲げる事務を処理する。

(公文書の記号及び番号)

第9条　次の各号に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。ただし、公告、往復文書等で記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。

(公文書の記名)

第10条　公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては、町名)を用いるものとし、通達文、往復分等で軽易なものについては、副町長名を用いることができるものとする。この場合において、往復文等で特に軽易なものについては、課長名を用いることができるものとする。

(押印)

第11条　公文書には、芦北町公印規程(平成17年芦北町訓令第3号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。

(文書等の収受)

第12条　町役場に到達した文書、金券及び物品等は、総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は、各課において収受することができる。

(文書等の取扱い)

第13条　総務課において収受した文書、金券及び物品等は、次によりこれを取り扱わなければならない。

(送料未納等の取扱い)

第14条　送料の未納又は不足の文書、物品等は、公務に関係あると認められるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(転送)

第15条　配布を受けた文書中その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して課長検印の上、直ちに総務課長に返付しなければならない。

(文書の処理)

第16条　文書主任は、文書の配布を受けたときは、直ちに主管課長又は主管係長を経て、自ら処理するものを除くほか、これを主務者に回付しなければならない。

第17条　文書の回議は、文書管理システムにより起案を行い、回議に付さなければならない。ただし、成規、定例あるもの又は軽易な事件は、回議の手続によらないで、その文書の余白に回議案を朱書きし、又は例文をもって決裁を受けるなど簡単な手続により処理することができる。

(起案の方法)

第18条　文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。

(決裁)

第19条　回議案は、それぞれ次に掲げる区分によって決裁を受けなければならない。

(回議の順序)

第20条　課長決裁の回議案は、関係課員に回議した後課長決裁を、その他の回議案は、関係課員及び課長に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。

(合議等)

第21条　他課の主管事務に関係ある回議案は、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。

(起案文書の修正又は廃案)

第22条　起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案になったときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「要旨変更」若しくは「廃案」と朱書きし、回議又は合議した関係者に供覧若しくはその旨を通知しなければならない。

(浄書)

第23条　決裁文書で浄書を要するものは、主管課において浄書及び校合をしなければならない。

(法令等の審査)

第24条　条例、規則その他の法令に関する文書及び議会に関する文書の回議は、主管課長の決裁を受けた後、関係課の合議を経て、総務課文書法規係の審査を受けなければならない。

(発送文書)

第25条　発送文書は、主管課において発送し、又は直接交付することが適当であるものを除くほか、封入、包装その他発送に必要な処理を行い、全て総務課に回付し、総務課において発送する。

(回付)

第26条　郵送の文書及び物品は、別に定める時刻までに、総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要するものについては、この限りでない。

(送達)

第27条　官公署に送達する文書及び物品は、主管課において整理し、送達する。

(行政区長への送達)

第28条　行政区長あての文書、物品及び広報誌、まちだより等の行政区長を通じて住民に送達しなければならない文書、物品は、別に定める日に宅配等により行政区長へ送達する。

(発送の取扱い)

第29条　発送文書は、別に定めのあるもののほか、郵便又は電信によるときは、郵便切手、はがき受払簿(様式第4号)に記載し、発送する。ただし、料金後納の場合は、郵便料金受払カード(様式第5号)、郵便料金受払日計表(様式第6号)を作成し、発送しなければならない。

(文書の日付)

第30条　文書の日付は、施行の日を用いなければならない。

(退庁時限後等の発送)

第31条　急を要する文書、物品で、退庁時限後又は休日に発送を要するときは、主管課において、浄書、校合の上、発送しなければならない。

(未完結文書の整理)

第32条　未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でも、その経過が分かるようにしておかなければならない。

(完結文書)

第33条　完結した文書は、別に定める文書分類表に従い主管課において編さんし、総務課が保存しなければならない。ただし、主管課において特に必要がある場合は、総務課の承認を得て主管課で保存することができる。

(文書の編さん)

第34条　文書は、文書管理システムに登録するとともに、次に従い編さんし、表紙に同システムで出力する簿冊名等を記載したラベルを貼付しなければならない。

(文書の編さん区分)

第35条　文書の編さんは、次の各号のとおりとし、その保存期間に区分し、編さんして保存しなければならない。

(保存期間)

第36条　各種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(完結文書の引継ぎ)

第37条　各課長は、第34条の規定により編さんした文書について、文書管理システムにより引継文書一覧表(以下この条において「一覧表」という。)を作成し、総務課長が指定する期日に、総務課長の引継確認又は保管承認を受けた上で、一覧表に基づき簿冊の引継ぎ、又は保管をしなければならない。

(保存文書の保管)

第38条　保存文書は、文書庫に所定期間保存し、総務課長が保管しなければならない。

第39条　各課長は、保管している行政文書を、組織としての管理が適正に行い得る専用の場所において、保管しなければならない。

(文書の借覧)

第40条　保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧証(様式第7号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

(文書の持ち出し又は閲覧の制限)

第41条　保存文書及び保管文書は、庁外に持ち出ししてはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(文書の廃棄)

第42条　保存期間の満了した文書は、総務課長が主管課長に合議し、その文書中、印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断した上、処分しなければならない。保存期間が満了しない文書のうち、総務課長又は主管課長において保存の必要がないと認めるものについても、同様とする。